VOORBEREIDING VOOR EEN VIDEOOPNAME
Gaat er binnenkort een video-opname plaatsvinden bij jouw bedrijf of
evenement, en wil je graag weten hoe je je daarop kunt voorbereiden? Wij
hebben een paar handige tips voor je om de opnames soepel te laten
verlopen. Begrijp echter dat niet alle onderstaande punten van
toepassing kunnen zijn op jouw specifieke situatie. Mocht je twijfelen
of vragen hebben, dan horen we graag van je.
1. Informatie
Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, willen we graag vooraf een duidelijk overzicht hebben van de locaties en contactpersonen. Hierbij hebben we de volgende gegevens nodig:
- Naam van het Bedrijf: De naam van de locatie of het bedrijf waar de opnames zullen plaatsvinden.
- Contactpersoon: De naam van de persoon die ons zal begeleiden en aanspreekpunt zal zijn op de locatie.
- Adres: Het fysieke adres (of adressen) van de locatie waar de opnames zullen worden gemaakt.
- Telefoonnummer: Het vaste telefoonnummer van de locatie.
- 06-nummer: Het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon voor directe communicatie.
Het verstrekken van deze informatie helpt verwarring te voorkomen en zorgt ervoor dat we goed voorbereid aankomen op de opnamelocatie(s).
2. PARKEER SLIM
Zorg ervoor dat er een parkeerplek beschikbaar is zo dicht mogelijk bij de opnamelocatie of bij de ingang van jouw bedrijf. Als je eerst moet laden of lossen en daarna moet parkeren elders, laat ons dat dan van tevoren weten. Zo kunnen we onze planning aanpassen. Een helpende hand bij het laden/lossen wordt altijd gewaardeerd, evenals iemand die een oogje in het zeil houdt als onze kostbare apparatuur even onbeheerd is.
2. TOEGANG EN TOESTEMMING
Regel van tevoren toegang via de beveiliging of de receptie om vertragingen aan het begin van de opnamedag te voorkomen. Bereid je voor op wat tijd die nodig is voor inschrijvingen en het verkrijgen van toegangspassen. Het kan ook nodig zijn om toestemming te vragen voor het filmen bij bijvoorbeeld de facility, PR, of communicatieafdeling. Vraag binnen jouw bedrijf naar de juiste procedure hiervoor.
4. Aanmelden
Zorg ervoor dat we als videograaf bij de juiste afdelingen zijn aangemeld en dat we weten welke contactpersoon we moeten vragen.
5. Veiligheid eerst
Veiligheid is cruciaal, ook voor ons. Informeer ons over het veiligheidsbeleid op jouw locatie, vooral omdat we meestal voor het eerst aanwezig zijn. Het is handig als een collega ons kan begeleiden. We hebben onze eigen veiligheidsschoenen, verlichting en opvallende hesjes, maar laat ons van tevoren weten als we deze moeten meebrengen.
6. De Beveiliging Informeren
Vertel ook de beveiliging van tevoren over onze aanwezigheid om onnodige schrikreacties te voorkomen. Beveiligers kunnen schrikken van onze tassen en camera’s, maar als ze op de hoogte zijn, verloopt alles soepeler.
7. Medewerkers Informeren
Als we bij jouw bedrijf filmen, is het slim om medewerkers vooraf op de hoogte te stellen. Een e-mailtje naar je collega’s bespaart tijd, zodat we tijdens de opname niet iedereen individueel hoeven uit te leggen wat we aan het doen zijn. Vertel medewerkers ook dat ze mogelijk op beeld kunnen verschijnen, en als ze daar bezwaar tegen hebben, kunnen ze besluiten om tijdens de opname iets anders te doen.
8. Bezoekers Informeren
Voor evenementen is het belangrijk om bezoekers van tevoren te informeren dat er opnames worden gemaakt en dat ze hiermee akkoord gaan door deel te nemen. Standaardteksten hiervoor zijn beschikbaar, en een bord bij de ingang kan ook helpen.
9. Quit Claim & Portretrecht
We respecteren het portretrecht en laten mensen die we in beeld brengen een formulier ondertekenen, een quit claim. Hierin beschrijven we het gebruik van het beeld en beloven we dat we het alleen daarvoor zullen gebruiken.
10. Opruimen
Als we op werkplekken of kantoren filmen, is het fijn als alles netjes en opgeruimd is. Let op logo’s van andere bedrijven op tassen, kladblokken, boekjes, gevoelige informatie op whiteboards of posters, volle prullenbakken, etensresten en meer. Een opgeruimde werkplek zorgt voor een beter eindresultaat.
11. Catering
We waarderen het als er koffie, thee of water beschikbaar is. Voor interviews is een glas water voor de geïnterviewde handig.
12. Interviewruimte
Bij interviews is een grote en stille ruimte ideaal. Een uitzicht naar buiten is meestal niet nodig, omdat dit overbelichting kan veroorzaken. Een glazen wand bij een kantoortuin is wel altijd mooi.
13. Opnames met Greenscreen
Bij interviewopnames met een greenscreen hebben we een redelijk donkere ruimte nodig van minimaal 4 bij 8 meter en een 230V stroomaansluiting.
14. Voorbereiding
Instructies voor de geïnterviewde zijn belangrijk. Soms moeten ze een vooraf geschreven tekst uit het hoofd vertellen of antwoorden op vragen. Een goede voorbereiding zorgt voor betere resultaten. We kunnen indien nodig een autocue meebrengen, maar hier zijn kosten aan verbonden.
15. Events
Bij evenementen is het handig als er een veilige en droge ruimte is voor onze apparatuur. We dragen graag een naambadge, zodat iedereen weet dat we gasten zijn op het evenement.